<html>

<head>

<meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=iso-8859-1">

<meta name="Generator" content="Microsoft Exchange Server">

<!-- converted from rtf -->

<style><!-- .EmailQuote { margin-left: 1pt; padding-left: 4pt; border-left: #800000 2px solid; } --></style>

</head>

<body>

<font face="Arial, sans-serif" size="3">

<div>TO: All District and ESD Special Education Directors</div>

<div style="margin-top: 5pt; margin-bottom: 5pt; ">The message below is being forwarded to you on behalf of:</div>

<div style="margin-top: 5pt; margin-bottom: 5pt; ">Nancy Latini, PhD</div>

<div style="margin-top: 5pt; margin-bottom: 5pt; ">Assistant Superintendent</div>

<div style="margin-top: 5pt; margin-bottom: 5pt; ">Student Learning & Partnerships</div>

<div style="margin-top: 5pt; margin-bottom: 5pt; ">______________________________________________ </div>

<div style="margin-top: 5pt; margin-bottom: 5pt; ">March 25, 2009</div>

<div style="margin-top: 5pt; margin-bottom: 5pt; ">RE: Recording Time and Effort for Employees Funded Entirely or Partially with IDEA Grant Funds</div>

<div style="margin-top: 5pt; margin-bottom: 5pt; ">Under federal requirements set forth in OMB Circular 87 and EDGAR, educational organizations are required to track time and effort to justify allocation of IDEA funds to cover personnel salaries and benefits.

<u>Please share this information with your district Business Manager as well</u>.</div>

<div style="margin-top: 5pt; margin-bottom: 5pt; ">ODE posts two documents on its website as model templates to be used for tracking time and effort:</div>

<div style="margin-top: 5pt; margin-bottom: 5pt; ">1. This is the semi-annual certification for a staff person that is paid by one federal fund source and only works for one cost objective:</div>

<div style="margin-top: 5pt; margin-bottom: 5pt; "><a href="http://www.ode.state.or.us/initiatives/nclb/docs/semiannualcert.rtf"><font color="#0000FF"><u>http://www.ode.state.or.us/initiatives/nclb/docs/semiannualcert.rtf</u></font></a> </div>

<div style="margin-top: 5pt; margin-bottom: 5pt; ">2. This is the regular time and effort distribution form that is used if a staff person has more than one cost objective:</div>

<div style="margin-top: 5pt; margin-bottom: 5pt; "><a href="http://www.ode.state.or.us/initiatives/nclb/docs/sampletimeandeffort.xls"><font color="#0000FF"><u>http://www.ode.state.or.us/initiatives/nclb/docs/sampletimeandeffort.xls</u></font></a> </div>

<div style="margin-top: 5pt; margin-bottom: 5pt; "><font color="#FF0000"><b>If you have questions, you may write or call Eric Richards at </b><a href="mailto:eric.richards@state.or.us"><u><b>eric.richards@state.or.us</b></u></a><b> or 503-947-5786. </b></font></div>

<div style="margin-top: 5pt; margin-bottom: 5pt; ">If you have any difficulty viewing the above links, please contact Laura Allran at <a href="mailto:laura.allran@state.or.us"><font color="#0000FF"><u>laura.allran@state.or.us</u></font></a> or 503-947-5674.</div>

<div style="margin-top: 5pt; margin-bottom: 5pt; ">Messages to and from this e-mail address may be made available to the public under Oregon law.</div>

<div style="margin-top: 5pt; margin-bottom: 5pt; ">===========End of Message============</div>

<div> </div>

<div> </div>

<div><font size="2"> </font></div>

</font>

<p>**********************************************************************<br />This email and any files transmitted with it are confidential and<br />intended solely for the use of the individual or entity to whom they<br />are addressed. If you have received this email in error please notify<br />the sender immediately and delete the communication and any attachments.</p><p>This footnote also confirms that this email message has been swept by<br />MIMEsweeper for the presence of computer viruses.<br />**********************************************************************</p>

</body>

</html>