
<html>

<head>

<meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=us-ascii">

<meta name="Generator" content="Microsoft Exchange Server">

<!-- converted from rtf -->

<style><!-- .EmailQuote { margin-left: 1pt; padding-left: 4pt; border-left: #800000 2px solid; } --></style>

</head>

<body>

<font face="Arial, sans-serif" size="3">

<div> </div>

<div style="margin-top: 5pt; margin-bottom: 5pt; "><font face="Arial, sans-serif">To: Business Managers </font></div>

<div style="margin-top: 5pt; margin-bottom: 5pt; "><font face="Arial, sans-serif">From: Sue MacGlashan, Assistant Superintendent, Office of Finance and Administration</font></div>

<div style="margin-top: 5pt; margin-bottom: 5pt; "><font face="Arial, sans-serif">Subject: American Recovery and Reinvestment Act (ARRA) Reporting: Update # 2 </font></div>

<div style="margin-top: 5pt; margin-bottom: 5pt; "><font face="Arial, sans-serif">Earlier this week, the Oregon Department of Education (ODE) sent you a <i>Frequently Asked Questions</i> (<i>FAQs</i>) document prepared by ODE staff in anticipation of questions

you might have about the ODE’s “Recovery Act Reporting Collections.” As you know, these collections, which opened on September 10, 2009, will help the State of Oregon comply with the reporting requirements under Section 1512 of ARRA. </font></div>

<div style="margin-top: 5pt; margin-bottom: 5pt; "><font face="Arial, sans-serif">This memo is to provide clarification of what you should enter into the collection when you have nothing to report for an award (you have had no activity under the award). For

reference purposes, this item is numbered 2.9. </font></div>

<div style="margin-top: 5pt; margin-bottom: 5pt; "><font face="Arial, sans-serif"><b>2.9 What should a district do if it</b> <b>has</b> <b>nothing to report for the quarter, either for one award or all awards? </b></font></div>

<div style="margin-top: 5pt; margin-bottom: 5pt; "><font face="Arial, sans-serif">If you have no activity to report for a particular grant awarded to you, enter " 0.0 " in "Jobs Created," "Jobs Retained," and " Infrastructure Expended." Type a statement in

the narrative fields that there is nothing to report for the time period. Click "Save." </font></div>

<div style="margin-top: 5pt; margin-bottom: 5pt; "><font face="Arial, sans-serif">Please <u><b>do not</b></u> simply leave the fields blank and click "Save." Also, please <u><b>do not</b></u> e-mail the information to your grant manager. The "Recovery Act Reporting

Collections" tool is the centralized system ODE is using to collect Recovery Act information from districts.</font></div>

<div style="margin-top: 5pt; margin-bottom: 5pt; "><font face="Arial, sans-serif">Note that, with a few possible exceptions, all districts should have something to report. All districts but one were awarded State Fiscal Stabilization Fund (SFSF) grants for

2008-09. </font></div>

<div style="margin-top: 5pt; margin-bottom: 5pt; "><font face="Arial, sans-serif">Also, see item 3.5 in the FAQs. If you have created or retained jobs with the <i>expectation</i> of reimbursement (such as from your 2008-09 award of the SFSF grant), report the

jobs created or retained in the appropriate fields in the data collection. Then provide a brief explanation in the narrative as to why you reported jobs but show no expenditures.</font></div>

<div style="margin-top: 5pt; margin-bottom: 5pt; "><font face="Arial, sans-serif">As always, thank you for your assistance in helping the State of Oregon comply with the reporting requirements under ARRA.</font></div>

<div><font face="Arial, sans-serif"> </font></div>

<div><font face="Arial, sans-serif" size="2"> </font></div>

</font>

<p>**********************************************************************<br />This email and any files transmitted with it are confidential and<br />intended solely for the use of the individual or entity to whom they<br />are addressed. If you have received this email in error please notify<br />the sender immediately and delete the communication and any attachments.</p><p>This footnote also confirms that this email message has been swept by<br />MIMEsweeper for the presence of computer viruses.<br />**********************************************************************</p>

</body>

</html>