
<html>

<head>

<meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=us-ascii">

<meta name="Generator" content="Microsoft Exchange Server">

<!-- converted from rtf -->

<style><!-- .EmailQuote { margin-left: 1pt; padding-left: 4pt; border-left: #800000 2px solid; } --></style>

</head>

<body>

<font face="Arial, sans-serif" size="3">

<div><font color="#800080">Attention Business Managers</font></div>

<div><font face="Calibri, sans-serif" size="2" color="#800080"> </font></div>

<div><font color="#800080"><span style="background-color:#FFFF00"><b>The “Final Date for Submission of Claims” for sub grants ending June 30, 2012 will be July 25, 2012.</b></span></font></div>

<div><font face="Calibri, sans-serif" size="2" color="#800080"> </font></div>

<div style="text-align: justify; "><font color="#800080">All draws for June claims must be submitted in EGMS by close of business on July 25<font size="1"><sup>th</sup></font> to be included in ODE’s 2012 Schedule of Expenditures of Federal Awards (SEFA). </font></div>

<div style="text-align: justify; "><font color="#800080"> </font></div>

<div style="text-align: justify; "><font color="#800080">Your external auditor uses the Agency’s SEFA report when conducting your Single Audit. Please keep in mind, if our amounts are in alignment this reduces the questions your auditor will ask.</font></div>

<div style="text-align: justify; "><font face="Calibri, sans-serif" size="2" color="#800080"> </font></div>

<div style="text-align: justify; "><font color="#800080">Claims for June expenditures requested after July 25<font size="1"><sup>th</sup></font> will not be paid in the current fiscal year.  This could result in a delay in your June payments.  </font></div>

<div style="text-align: justify; "><font color="#800080"> </font></div>

<div style="text-align: justify; "><font color="#800080">If you are not able to submit your claims in EGMS by the close of business on July 25<font size="1"><sup>th</sup></font> please provide a list of outstanding claims by Grant Title and/or CFDA and Sub

grant number to me by close of business on July 31<font size="1"><sup>st</sup></font>.</font></div>

<div style="text-align: justify; "><font color="#800080"> </font></div>

<div style="text-align: justify; "><font color="#800080">If you have any questions on this process please contact me.</font></div>

<div style="text-align: justify; "><font color="#800080"> </font></div>

<div style="text-align: justify; "><font color="#800080">Phyllis Reynolds</font></div>

<div style="text-align: justify; "><font color="#800080">Grants Coordinator</font></div>

<div style="text-align: justify; "><font face="Calibri, sans-serif" size="2"><a href="mailto:phyllis.reynolds@state.or.us"><font face="Arial, sans-serif" size="3" color="#0000FF"><u>phyllis.reynolds@state.or.us</u></font></a></font></div>

<div><font face="Calibri, sans-serif" size="2" color="#800080"> </font></div>

<div style="text-align: center; "><font size="1" color="#990099">Oregon Procurement Information Network (ORPIN) system is where our solicitations may be found.</font></div>

<div style="text-align: center; "><font size="1" color="#990099">Vendors register at <a href="http://orpin.oregon.gov/open.dll/welcome"><font color="#0033CC"><u>http://orpin.oregon.gov/open.dll/welcome</u></font></a></font></div>

<div><font face="Calibri, sans-serif" size="2" color="#990099"> </font></div>

<div style="text-align: center; "><font size="1" color="#990099"><i>This message, including any attachments or links, may contain privileged, confidential and/or legally protected information. Any distribution or use of this communication by anyone other than

the intended recipient is strictly prohibited. If you have received this communication in error, please notify the sender immediately by replying to this message and then delete all copies of the original communication including any attachments and/or links.</i></font></div>

<div style="text-align: center; "><font face="Calibri, sans-serif" size="2" color="#990099"> </font></div>

<div><font face="Calibri, sans-serif" size="2" color="#800080"> </font></div>

<div><font face="Calibri, sans-serif" size="2"> </font></div>

<div><font face="Calibri, sans-serif" size="2"> </font></div>

</font>

</body>

</html>