
<html>

<head>

<meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=us-ascii">

<meta name="Generator" content="Microsoft Exchange Server">

<!-- converted from rtf -->

<style><!-- .EmailQuote { margin-left: 1pt; padding-left: 4pt; border-left: #800000 2px solid; } --></style>

</head>

<body>

<font face="Arial, sans-serif" size="3">

<div><font color="#800080">Attention Business Managers</font></div>

<div><font face="Calibri, sans-serif" size="2" color="#800080"> </font></div>

<div style="text-align: justify; "><font color="#800080"><span style="background-color:#FFFF00"><b>SEFA Alert:  </b></span>All draws for claims through June 30th must be submitted in EGMS by close of business on July 25<font size="1"><sup>th</sup></font> to

be included in ODE’s 2012 Schedule of Expenditures of Federal Awards (SEFA). </font></div>

<div style="text-align: justify; "><font color="#800080"> </font></div>

<div style="text-align: justify; "><font color="#800080">All invoices for contract payments for activities through June 30<font size="1"><sup>th</sup></font> must also be received by July 25<font size="1"><sup>th</sup></font> for posting to this report.</font></div>

<div style="text-align: justify; "><font color="#800080"> </font></div>

<div style="text-align: justify; "><font color="#800080">Your external auditor uses the Agency’s SEFA report when conducting your Single Audit. Please keep in mind, if our amounts are in alignment this reduces the questions your auditor will ask.</font></div>

<div style="text-align: justify; "><font face="Calibri, sans-serif" size="2" color="#800080"> </font></div>

<div style="text-align: justify; "><font color="#800080">Claims for June expenditures requested after July 25<font size="1"><sup>th</sup></font> will not be paid in the current fiscal year.  This could result in a delay in your June payments.  </font></div>

<div style="text-align: justify; "><font color="#800080"> </font></div>

<div style="text-align: justify; "><font color="#800080">If you are not able to submit your claims in EGMS by the close of business on July 25<font size="1"><sup>th</sup></font> please provide a list of outstanding claims by Grant Title and/or CFDA and Sub

grant number to me by close of business on July 31<font size="1"><sup>st</sup></font> to facilitate ODE’s Accrual calculations.</font></div>

<div style="text-align: justify; "><font color="#800080"> </font></div>

<div style="text-align: justify; "><font color="#800080">If you have any questions on this process please contact me.</font></div>

<div style="text-align: justify; "><font color="#800080"> </font></div>

<div style="text-align: justify; "><font color="#800080">Phyllis Reynolds</font></div>

<div style="text-align: justify; "><font color="#800080">Grants Coordinator</font></div>

<div style="text-align: justify; "><font face="Calibri, sans-serif" size="2"><a href="mailto:phyllis.reynolds@state.or.us"><font size="3" color="#0000FF"><u>phyllis.reynolds@state.or.us</u></font></a></font></div>

<div><font face="Calibri, sans-serif" size="2" color="#990099"> </font></div>

<div style="text-align: center; "><font size="1" color="#990099"><i>This message, including any attachments or links, may contain privileged, confidential and/or legally protected information. Any distribution or use of this communication by anyone other than

the intended recipient is strictly prohibited. If you have received this communication in error, please notify the sender immediately by replying to this message and then delete all copies of the original communication including any attachments and/or links.</i></font></div>

<div style="text-align: center; "><font face="Calibri, sans-serif" size="2" color="#990099"> </font></div>

<div><font face="Calibri, sans-serif" size="2" color="#800080"> </font></div>

<div><font face="Calibri, sans-serif" size="2"> </font></div>

<div><font face="Calibri, sans-serif" size="2"> </font></div>

</font>

</body>

</html>