
<html>

<head>

<meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=us-ascii">

<meta name="Generator" content="Microsoft Exchange Server">

<!-- converted from rtf -->

<style><!-- .EmailQuote { margin-left: 1pt; padding-left: 4pt; border-left: #800000 2px solid; } --></style>

</head>

<body>

<font face="Calibri, sans-serif" size="2">

<div> </div>

<div><font face="Arial, sans-serif" size="3" color="#800080">Attention Business Managers</font></div>

<div><font color="#800080"> </font></div>

<div style="text-align: justify; "><font face="Arial, sans-serif" size="3" color="#800080"><span style="background-color:#FFFF00"><b>SEFA Alert:  </b></span>All draws for claims through June 30th must be submitted in EGMS by close of business on July 25<font size="1"><sup>th</sup></font>

to be included in ODE’s 2012 Schedule of Expenditures of Federal Awards (SEFA). </font></div>

<div style="text-align: justify; "><font face="Arial, sans-serif" size="3" color="#800080"> </font></div>

<div style="text-align: justify; "><font face="Arial, sans-serif" size="3" color="#800080">All invoices for contract payments for activities through June 30<font size="1"><sup>th</sup></font> must also be received by July 25<font size="1"><sup>th</sup></font>

for posting to this report.</font></div>

<div style="text-align: justify; "><font face="Arial, sans-serif" size="3" color="#800080"> </font></div>

<div style="text-align: justify; "><font face="Arial, sans-serif" size="3" color="#800080">Your external auditor uses the Agency’s SEFA report when conducting your Single Audit. Please keep in mind, if our amounts are in alignment this reduces the questions

your auditor will ask.</font></div>

<div style="text-align: justify; "><font color="#800080"> </font></div>

<div style="text-align: justify; "><font face="Arial, sans-serif" size="3" color="#800080">Claims for June expenditures requested after July 25<font size="1"><sup>th</sup></font> will not be paid in the current fiscal year.  This could result in a delay in

your June payments.  </font></div>

<div style="text-align: justify; "><font face="Arial, sans-serif" size="3" color="#800080"> </font></div>

<div style="text-align: justify; "><font face="Arial, sans-serif" size="3" color="#800080">If you are not able to submit your claims in EGMS by the close of business on July 25<font size="1"><sup>th</sup></font> please provide a list of outstanding claims by

Grant Title and/or CFDA and Sub grant number to me by close of business on July 31<font size="1"><sup>st</sup></font> to facilitate ODE’s Accrual calculations.</font></div>

<div style="text-align: justify; "><font face="Arial, sans-serif" size="3" color="#800080"> </font></div>

<div style="text-align: justify; "><font face="Arial, sans-serif" size="3" color="#800080">If you have any questions on this process please contact me.</font></div>

<div style="text-align: justify; "><font face="Arial, sans-serif" size="3" color="#800080"> </font></div>

<div style="text-align: justify; "><font face="Arial, sans-serif" size="3" color="#800080">Phyllis Reynolds</font></div>

<div style="text-align: justify; "><font face="Arial, sans-serif" size="3" color="#800080">Grants Coordinator</font></div>

<div style="text-align: justify; "><a href="mailto:phyllis.reynolds@state.or.us"><font size="3" color="#0000FF"><u>phyllis.reynolds@state.or.us</u></font></a></div>

<div><font color="#990099"> </font></div>

<div style="text-align: center; "><font face="Arial, sans-serif" size="1" color="#990099"><i>This message, including any attachments or links, may contain privileged, confidential and/or legally protected information. Any distribution or use of this communication

by anyone other than the intended recipient is strictly prohibited. If you have received this communication in error, please notify the sender immediately by replying to this message and then delete all copies of the original communication including any attachments

and/or links.</i></font></div>

<div style="text-align: center; "><font color="#990099"> </font></div>

<div><font color="#800080"> </font></div>

<div> </div>

<div> </div>

</font>

</body>

</html>