<div class="gmail_quote">I have received several helpful responses to my question.  I thought some of you might be interested in seeing this form<br> used by the Kent District Library, MI.<br><br>It has been helpful to learn from others that they are not able to do a separate type of notification through email than they do through snail mail.  </div>

<div class="gmail_quote"> </div>
<div class="gmail_quote">The issue does raise intellectual freedom concerns.  It is sometimes hard to find the answers to problems like this because one answer might raise another problem and the third answer raises a third problem.  We all love the changes and conveniences of each new bit of technology but weighing all of the issues involved is a challenge.</div>

<div class="gmail_quote"> </div>
<div class="gmail_quote">Keep those ideas coming!  Like I said, it has been very helpful.</div>
<div class="gmail_quote"> </div>
<div class="gmail_quote"> </div>
<div class="gmail_quote"> </div>
<div class="gmail_quote">------Original Message------<br>From: Sheri Glon <<a href="mailto:sglon@kdl.org" target="_blank">sglon@kdl.org</a>><br>To: <<a href="mailto:diedre08@gmail.com" target="_blank">diedre08@gmail.com</a>><br>
Date: Mon, Jan 4, 1:01 PM -0500<br>Subject: RE: [Publib] Email Notification Complaint<br><br>Hi Diedre,<br><br>Our email notification sign-up form includes an explanation of the Michigan Library Privacy Act and a waiver section where the patron (or parent/legal guardian) states that they understand that e-mail is not considered "secure" and they therefore waive their rights to privacy under the state law and the library policy.<br>
<br>You can see the online form itself at <a href="http://emailnotification.llcoop.org/kdlenotice.html" target="_blank">http://emailnotification.llcoop.org/kdlenotice.html</a>.<br><br><br>Sheri Glon<br>Webmaster<br>Kent District Library<br>
814 West River Center NE<br>Comstock Park, MI 49321<br>Phone: 616-784-2016 ext. 2162<br>Fax: 616-647-2950<br>E-mail: <a href="mailto:sglon@kdl.org" target="_blank">sglon@kdl.org</a><br><br> <br>Opinions given above are personal, and do not reflect official library policy or statements.<br>
<br><br>-----Original Message-----<br><br><br><br>------------------------------<br><br>Message: 3<br>Date: Sat, 2 Jan 2010 10:30:55 -0800<br>From: Diedre Conkling <<a href="mailto:diedre08@gmail.com" target="_blank">diedre08@gmail.com</a>><br>
Subject: [Publib] Email Notification Complaint<br>To: libs-or <<a href="mailto:libs-or@listsmart.osl.state.or.us" target="_blank">libs-or@listsmart.osl.state.or.us</a>>,<br>       <a href="mailto:publib@webjunction.org" target="_blank">publib@webjunction.org</a><br>
Cc: <a href="mailto:crsn@beachbooks.org" target="_blank">crsn@beachbooks.org</a><br>Message-ID:<br>       <<a href="mailto:61ec90901001021030n60a30a6dt9093457cace7bc83@mail.gmail.com" target="_blank">61ec90901001021030n60a30a6dt9093457cace7bc83@mail.gmail.com</a>><br>
Content-Type: text/plain; charset="windows-1252"<br></div>
<div class="gmail_quote">
<div></div>
<div><br>Like most of you, we are trying very hard to secure patron information and<br>to follow the new FCC regulations (not yet in affect) and state laws related<br>to identity theft.  (Manystates have similar identity theft laws.)  I think<br>
these are the laws more related to this question than the Oregon library<br>statutes, since I think the library statues apply differently to each<br>library in Oregon depending on that library's own policies.<br><br>We do send out email notifications at this time that include name and<br>
address since they replicate our snail mail notifications for holds and<br>overdue items.  The notifications are sent out by our computer consortium<br>with a text agreed upon by all of our libraries.  We are currently in the<br>
process of hiring a new system administrator so it is taking us more time to<br>find out, than normal, if we can do a different kind of message for email<br>messages than the message we use for snail mail.<br><br>Patrons are not required to get notices by email.  It is a personal choice.<br>
However, we would prefer that most of them would use email since it costs us<br>less.<br><br>*My questions*:  Have any of you dealt with this problem?  Do you send out<br>different notifications through email than you do through snail mail?  I<br>
won't ask you the legal questions but if any of you know more about whether<br>or not this kind of notification is violating any laws we would like to get<br>that information as well.<br><br>-------------------------<br>
<br>*This is the message we have received twice:<br>*<br><br>Hi,<br>I noticed that the Library's Email Notifications contain the full name and<br>address of patrons along with the library materials ordered. Emails are not<br>
considered secure communication and in so, expose private information<br>therefore violating the Library's Privacy Policy as well as Oregon Revised<br>Statute 192.502(23). These state that the Library will not disclose:<br>
? circulation records, showing use of specific library material by a named<br>person: or<br>? name of a library patron together with the address, telephone number, or<br>e-mail<br>address of that patron.<br>At minimum, please consider removing the residential address of the patron<br>
inside emails. Are there any plans to address this concern?<br>Thank you,<br>A concerned patron.<br><br><br>--<br>Diedre Conkling<br>Lincoln County Library District<br>P.O. Box 2027<br>Newport, OR  97365<br>Work phone & fax:  541-265-3066<br>
Work email:  <a href="mailto:diedre@beachbooks.org" target="_blank">diedre@beachbooks.org</a><br>Home email:  <a href="mailto:diedre08@gmail.com" target="_blank">diedre08@gmail.com</a><br></div></div>
<div class="gmail_quote">-------------- next part --------------<br>An HTML attachment was scrubbed...<br>URL: <<a href="http://lists.webjunction.org/wjlists/publib/attachments/20100102/6a61ed1b/attachment-0001.htm" target="_blank">http://lists.webjunction.org/wjlists/publib/attachments/20100102/6a61ed1b/attachment-0001.htm</a>><br>
<br>------------------------------<br><br><br>_______________________________________________<br>Publib mailing list<br><a href="mailto:Publib@webjunction.org" target="_blank">Publib@webjunction.org</a><br><a href="https://lists.webjunction.org/mailman/listinfo/publib" target="_blank">https://lists.webjunction.org/mailman/listinfo/publib</a><br>
<br><br>End of Publib Digest, Vol 58, Issue 3<br>*************************************<br><br><br></div><br><br clear="all"><br>-- <br>Diedre Conkling<br>Lincoln County Library District<br>P.O. Box 2027<br>Newport, OR  97365<br>
Work phone & fax:  541-265-3066<br>Work email:  <a href="mailto:diedre@beachbooks.org" target="_blank">diedre@beachbooks.org</a><br>Home email:  <a href="mailto:diedre08@gmail.com" target="_blank">diedre08@gmail.com</a><br>