<html>
  <head>

    <meta http-equiv="content-type" content="text/html; charset=ISO-8859-1">
  </head>
  <body bgcolor="#FFFFFF" text="#000000">
    Hello All,<br>
    <br>
    I just got wind of a request process going on to staff L-Net after
    hours (see below) . It's kind of late in the game for this year -
    the proposals are due by Friday March 30th, and the last day for
    questions to Sue Robinson ( 503 988 3355) is this Friday, March
    23rd. If you call Sue Robinson you can get a copy of the full
    Request for Proposals and also a spread sheet of the times that need
    to be covered as well as the number of questions that typically
    happen during those hours.<br>
    <br>
     I just thought it would be great for an enterprising Oregon
    Librarian to put together a proposal  that might help keep more
    librarians in Oregon working - and doing great L-Net work at that! <br>
    <br>
    -Bob Schroeder <br>
    <br>
    <br>
    <big><b>Request for Intermediate Proposals (RIP)<br>
        for Virtual Reference Service Provider<br>
        <br>
        March 1, 2012<br>
        <br>
        PROPOSALS DUE: Friday, March 30, 2012  4:00 PM PT<br>
        <br>
        <br>
        Refer Questions in Writing to:<br>
        <br>
        Sue Robinson<br>
        Senior Procurement Analyst<br>
        205 NE Russell Street<br>
        503-988-3355 Fax 503-988-5511<br>
        <a class="moz-txt-link-abbreviated" href="mailto:suer@multcolib.org">suer@multcolib.org</a><br>
      </b></big>
    <meta http-equiv="Content-Type" content="text/html;
      charset=ISO-8859-1">
    <!--[if gte mso 9]><xml>
 <w:WordDocument>
  <w:View>Normal</w:View>
  <w:Zoom>0</w:Zoom>
  <w:PunctuationKerning/>
  <w:ValidateAgainstSchemas/>
  <w:SaveIfXMLInvalid>false</w:SaveIfXMLInvalid>
  <w:IgnoreMixedContent>false</w:IgnoreMixedContent>
  <w:AlwaysShowPlaceholderText>false</w:AlwaysShowPlaceholderText>
  <w:Compatibility>
   <w:BreakWrappedTables/>
   <w:SnapToGridInCell/>
   <w:WrapTextWithPunct/>
   <w:UseAsianBreakRules/>
   <w:DontGrowAutofit/>
  </w:Compatibility>
  <w:BrowserLevel>MicrosoftInternetExplorer4</w:BrowserLevel>
 </w:WordDocument>
</xml><![endif][if gte mso 9]><xml>
 <w:LatentStyles DefLockedState="false" LatentStyleCount="156">
 </w:LatentStyles>
</xml><![endif][if gte mso 10]>
<style>
 /* Style Definitions */
 table.MsoNormalTable
        {mso-style-name:"Table Normal";
        mso-tstyle-rowband-size:0;
        mso-tstyle-colband-size:0;
        mso-style-noshow:yes;
        mso-style-parent:"";
        mso-padding-alt:0in 5.4pt 0in 5.4pt;
        mso-para-margin:0in;
        mso-para-margin-bottom:.0001pt;
        mso-pagination:widow-orphan;
        font-size:10.0pt;
        font-family:"Times New Roman";
        mso-ansi-language:#0400;
        mso-fareast-language:#0400;
        mso-bidi-language:#0400;}
</style>
<![endif]--><b>The last day for questions regarding this solicitation is
      Friday, March 23, 2012-- 2:00 PM PT<br>
      <br>
      <br>
    </b><big><b>Submit Proposals to the Attention of: <br>
        Multnomah County <br>
        Department of Libraries <br>
        Attention  Sue Robinson<br>
        205 NE Russell Street<br>
        503-988-3355 Fax 503-988-5511<br>
        <a class="moz-txt-link-abbreviated" href="mailto:suer@multcolib.org">suer@multcolib.org</a></b></big><br>
    Proposals by fax, Proposals by email  <br>
    <br>
    <br>
    Here is the first part of the RIP:<br>
    <br>
    INTRODUCTION:   Beginning in 2003, The Multnomah County Library
    (MCL) received a Library Services and Technology Act (LSTA) grant
    from the Oregon State Library to coordinate a statewide virtual
    reference service, L-net. L-net provides access to a reference
    librarian via live chat, text messaging and e-mail to everyone who
    lives, works or goes to school in Oregon. 39 libraries in Oregon
    work together to deliver the service roughly Monday-Friday, 9am-8pm
    Pacific Time, plus some weekend hours, and a virtual reference
    service provider extends the hours to 24 hours a day, 7 days a week.<br>
    The Library is seeking a virtual reference service provider to
    extend the hours to 24 hours a day, 7 days a week for July 1 2012 to
    June 30, 2013. The provider should employ librarians who have
    experience in libraries as well as experience providing virtual
    reference. The provider and their employees should be willing to
    follow L-net's service philosophy
    (<a class="moz-txt-link-abbreviated" href="http://www.oregonlibraries.net/philosophy">www.oregonlibraries.net/philosophy</a>) and rubric for quality in
    virtual reference (<a class="moz-txt-link-freetext" href="http://www.oregonlibraries.net/notable">http://www.oregonlibraries.net/notable</a>) when
    delivering virtual reference service to L-net patrons.<br>
    <br>
    SCOPE OF WORK: The Library currently provides virtual reference
    service via live chat, e-mail and text messaging. The Library is
    seeking to contract a virtual reference service provider to deliver
    chat and text messaging reference service through our SparkRef
    instant messaging client, as well as new formats that can be
    integrated into that client in the future.<br>
    SparkRef is a modified version of Spark from Jive Software. It is a
    Java-based instant messaging client and is available for Windows,
    Macintosh and Linux. It can be downloaded from
    <a class="moz-txt-link-abbreviated" href="http://www.oregonlibraries.net/spark">www.oregonlibraries.net/spark</a> and test logins are available upon
    request.<br>
    <br>
    The library seeks staffing (all times Pacific): Sunday: Midnight to
    1:59pm, 7:00pm to 11:59pm<br>
    Monday – Thursday: Midnight to 8:59am, 8:00pm to 11:59pm<br>
    Friday: Midnight to 8:59am, 5:00pm to 11:59pm<br>
    Saturday: Midnight to 9:59am, 2:00pm to 11:59pm<br>
    <br>
    For these hours, our service is generally busiest during the school
    year (mid-September to June) during the hours of our local coverage,
    9am-8pm. The rest of the time, traffic averages fewer than five
    patrons per hour. Attached is a spreadsheet detailing traffic by
    hour on our service from February 1, 2011 to January 31, 2012, and
    broken out by weekends vs. weekdays. <br>
    <br>
    In delivering service, librarians will follow L-net's service
    philosophy (<a class="moz-txt-link-abbreviated" href="http://www.oregonlibraries.net/philosophy">www.oregonlibraries.net/philosophy</a>) and rubric for
    quality in virtual reference
    (<a class="moz-txt-link-freetext" href="http://www.oregonlibraries.net/notable">http://www.oregonlibraries.net/notable</a>). Specifically, librarians
    will:<br>
    <br>
    1.    Respond to queries in a reasonable amount of time. Patrons
    should wait less than one minute for service.<br>
    <br>
    2.    Greet patrons with a friendly and welcoming tone. <br>
    <br>
    3.    Conduct a reference interview to clarify the patron's request.<br>
    <br>
    4.    Use authoritative sources to answer questions, including
    licensed resources available to Oregon citizens. The Library will
    provide access to these for the contractor.<br>
    <br>
    5.    Ask follow-up questions to confirm the patron's needs are met.<br>
    <br>
    6.    Offer additional help to each patron.<br>
    <br>
    7.    Offer to refer patrons to L-net's follow-up service when
    questions can't be answered in live chat. The SparkRef software
    provides an easy way to refer patrons to local or subject expect
    librarians.<br>
    <br>
    <br>
    <pre class="moz-signature" cols="72">-- 

"OCCUPY RESEARCH!"
_________________________________________________________
 Robert Schroeder 
 Education and University Studies Librarian,
 Coordinator of Library General Education Instruction
 Associate Professor
 Portland State University

 503.725.4519 phone
 503.725.4524 fax
 <a class="moz-txt-link-abbreviated" href="mailto:schroedr@pdx.edu">schroedr@pdx.edu</a>

 P.O Box 1151
 Portland OR 97207-1151

 280F Millar Library

</pre>
  </body>
</html>