i say you make some lemonade.  i would in fact issue tickets, and make a big deal of the fact that your library cannot hold the event--and that you are partnering with another organization--city hall, community college, church hall, fire hall, legion hall, grange hall, whatever, and have them issue tickets as well. figure out what you can accomodate at new venue and issue 75 tickets, or 80, or 50, she is hot enough right now to bring a crowd.<br>
<br>my two bits (but at fishtrap we could accomodate 55 in our building and would do exactly this and put the event at the grange or IOOF hall if we thought we might get 100. if we were going to get 65 we stuffed them in.)<br>
<br>so i guess always guess work involved, but issuing tickets ahead of time--and being optimistic-- a good plan. you might call literary arts and see what they say about crowd size. and the author, finally. if she wants a small crowd in small space, you just hve to set that limit and call it a conversation with author and give away that many tickets. --and the next time people will really look forward to your program.<br>
<br>good luck!<br>rich<br><br><div class="gmail_quote">On Tue, Jan 29, 2013 at 4:04 PM, Maureen Cole <span dir="ltr"><<a href="mailto:mcole@ci.oregon-city.or.us" target="_blank">mcole@ci.oregon-city.or.us</a>></span> wrote:<br>
<blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div link="blue" vlink="purple" lang="EN-US"><div><p class="MsoNormal">Hi everyone:<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal">
We are having author Cheryl Strayed in March and we are likely to get a lot of attendees, quite possibly more than our small space can handle. What have you done in your library to manage attendance, both ahead of time (i.e. giving out tickets to ‘reserve’ a space) and the day of (i.e. lines, turning people away etc.) I’m already getting calls from people who are interested and don’t want to get shut out, but frankly we’ve never managed sign-ups for anything larger than groups of 20 people or so. Now that I have written this and jinxed the event, we will have about 10 show up…now I’ve done it. Well, if you have any good ideas, please write to me and share them anyway. There are always future events I have not jinxed yet.<u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal">Thank you for your help!<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal">Mo<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal">PS We don’t have a meeting room so these events are after hours. We have to close the library to get set up, people have to wait outside for that to happen, and we do not offer library service during the program as that would interrupt the program. Not ideal. Just so you have the big picture…<u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal"> <u></u><u></u></p><table style="width:262.5pt;border:none;border-top:solid windowtext 1.0pt" border="1" cellpadding="0" cellspacing="0" width="438">
<tbody><tr><td style="width:79.5pt;border:none;padding:3.75pt 3.75pt 3.75pt 3.75pt" valign="top" width="133"><p class="MsoNormal" style="line-height:115%"><span style> </span><span style="font-size:9.0pt;line-height:115%;color:#1f497d"><img src="cid:image001.jpg@01CDFE3A.5EABAD40" alt="cid:image001.jpg@01C9ADFB.2325B4C0" height="140" width="96"></span><span style="font-size:12.0pt;line-height:115%"><u></u><u></u></span></p>
</td><td style="border:none;padding:3.75pt 3.75pt 3.75pt 3.75pt" valign="top"><p class="MsoNormal" style="line-height:115%"><b><i><span style="color:#002060">Maureen Cole</span></i></b><u></u><u></u></p><p class="MsoNormal" style="line-height:115%">
<b><i><span style="font-size:9.0pt;line-height:115%;color:#1f497d"><a href="mailto:mcole@ci.oregon-city.or.us" target="_blank"><span style="line-height:115%;color:blue">mcole@orcity.org</span></a> </span></i></b><b><i><span style="font-size:9.0pt;line-height:115%;color:#002060"> </span></i></b><u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal" style="line-height:115%"><b><i><span style="font-size:9.0pt;line-height:115%;color:#002060">Library Director<br>Oregon City Public Library<br>606 John Adams Street<br>Oregon City, Oregon 97045<br><a href="tel:503-657-8269%20ext%201010" value="+15036578269" target="_blank">503-657-8269 ext 1010</a><br>
<a href="tel:503-657-3702" value="+15036573702" target="_blank">503-657-3702</a> Fax</span></i></b><span style="font-size:12.0pt;line-height:115%"><u></u><u></u></span></p></td></tr></tbody></table><p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:9.0pt;color:#002060">Website:</span></b><b><span style="font-size:9.0pt;color:#1f497d"> <a href="http://www.orcity.org/library" target="_blank"><span style="color:blue">www.orcity.org/library</span></a></span></b><u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal"><i><span style="font-size:7.5pt">PUBLIC RECORDS LAW DISCLOSURE: </span></i><u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><i><span style="font-size:7.5pt">This e-mail is subject to the State Retention Schedule and may be made available to the public.</span></i><u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal"> <u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p></div></div><br>_____________________________________________________<br>
Libs-Or mailing list<br>
<a href="mailto:Libs-Or@listsmart.osl.state.or.us">Libs-Or@listsmart.osl.state.or.us</a><br>
<a href="http://listsmart.osl.state.or.us/mailman/listinfo/libs-or" target="_blank">http://listsmart.osl.state.or.us/mailman/listinfo/libs-or</a><br>
Hosted by the Oregon State Library. The Library is not responsible for content.<br>
Questions related to message content should be directed to list owner(s) or the sender of the message, by phone or email.<br>
Technical questions? Call <a href="tel:503-378-8800" value="+15033788800">503-378-8800</a>.<br>
<br></blockquote></div><br><br clear="all"><br>-- <br><div> </div><div><a href="mailto:rich.wandschneider@gmail.com" target="_blank">rich.wandschneider@gmail.com</a></div><div><a href="http://josephylibrary.blogspot.com/" target="_blank">josephylibrary.blogspot.com/</a></div>