<HTML><HEAD>

<META content="text/html; charset=utf-8" http-equiv=Content-Type>

<META name=GENERATOR content="MSHTML 8.00.6001.23501"></HEAD>

<BODY style="MARGIN: 4px 4px 1px; FONT: 10pt Tahoma">

<DIV>My understanding from what he's told me is that since the library card application requires the patron to sign and date an agreement to abide by library policies, he feels that it's important to retain the document showing this signature in case we need to legally pursue individuals who willfully detain library property. I can see the argument for it, since it would allow us to prove that  the person did indeed sign up for the card themselves, was made aware of the policies, etc., but at the same time, I am not entirely convinced that this insurance is worth the time and storage space.</DIV>

<DIV> </DIV>

<DIV><BR> </DIV>

<DIV> </DIV>

<DIV>Kirsten Brodbeck-Kenney<BR>Library Director<BR>Driftwood Public Library<BR>801 SW HWY 101, #201<BR>Lincoln City, OR 97367<BR>(541)996-1251<BR><A href="mailto:kbrodbeck-kenney@lincolncity.org">kbrodbeck-kenney@lincolncity.org</A>>>> Cindy Gibbon <cindyg@multcolib.org> 6/17/2013 5:24 PM >>><BR></DIV>

<DIV dir=ltr>It would help to know specifically what your attorney believes she/he will be able to do if those docs are retained that can't be done if they aren't retained. Then we could help respond based on those specifics.

<DIV><BR></DIV>

<DIV>Cindy</DIV></DIV>

<DIV class=gmail_extra><BR clear=all>

<DIV><B>Cindy Gibbon</B>

<DIV>Access & Information Services Director</DIV>

<DIV>Multnomah County Library</DIV>

<DIV><I>Voice:</I> 503.988..5496</DIV>

<DIV><I>Fax:</I> 503.988.5441</DIV>

<DIV><A href="mailto:cindyg@multcolib.org" target=_blank>cindyg@multcolib.org</A></DIV>

<DIV><BR></DIV></DIV><BR><BR>

<DIV class=gmail_quote>On Mon, Jun 17, 2013 at 4:01 PM, Kirsten Brodbeck-Kenney <SPAN dir=ltr><<A href="mailto:kbrodbeck-kenney@lincolncity.org" target=_blank>kbrodbeck-kenney@lincolncity.org</A>></SPAN> wrote:<BR>

<BLOCKQUOTE style="BORDER-LEFT: #ccc 1px solid; MARGIN: 0px 0px 0px 0.8ex; PADDING-LEFT: 1ex" class=gmail_quote>

<DIV style="MARGIN: 4px 4px 1px; FONT: 10pt Tahoma" lang=EN-US vlink="purple" link="blue">

<DIV>Maybe I can use that as ammunition. We didn't retain these in my old system (Free Library of Philadelphia), but my city attorney is fairly adamant.<BR><BR></DIV>

<DIV></DIV>

<DIV>

<DIV class=im>Kirsten Brodbeck-Kenney<BR>Library Director<BR>Driftwood Public Library<BR>801 SW HWY 101, #201<BR>Lincoln City, OR 97367<BR><A href="tel:%28541%29996-1251" target=_blank value="+15419961251">(541)996-1251</A><BR></DIV><A href="mailto:kbrodbeck-kenney@lincolncity.org" target=_blank>kbrodbeck-kenney@lincolncity.org</A>>>> "Rawles-Heiser, Carolyn" <<A href="mailto:Carolyn.Rawles-Heiser@corvallisoregon.gov" target=_blank>Carolyn.Rawles-Heiser@corvallisoregon.gov</A>> 6/17/2013 3:58 PM >>><BR></DIV>

<DIV>

<DIV class=h5>

<DIV>

<P class=MsoNormal><SPAN style="FONT-FAMILY: 'Calibri','sans-serif'; COLOR: #1f497d; FONT-SIZE: 11pt">Kirsten,<U></U><U></U></SPAN></P>

<P class=MsoNormal><SPAN style="FONT-FAMILY: 'Calibri','sans-serif'; COLOR: #1f497d; FONT-SIZE: 11pt">Same here in Corvallis-Benton County.<U></U><U></U></SPAN></P>

<P class=MsoNormal><SPAN style="FONT-FAMILY: 'Calibri','sans-serif'; COLOR: #1f497d; FONT-SIZE: 11pt"><U></U><U></U></SPAN></P>

<P class=MsoNormal><B><I><SPAN style="FONT-FAMILY: 'Lucida Calligraphy'; COLOR: teal; FONT-SIZE: 11pt">Carolyn<U></U><U></U></SPAN></I></B></P>

<P class=MsoNormal><SPAN style="FONT-FAMILY: 'Calibri','sans-serif'; COLOR: #5f497a; FONT-SIZE: 11pt"><U></U><U></U></SPAN></P>

<P class=MsoNormal><SPAN style="FONT-FAMILY: 'Calibri','sans-serif'; COLOR: #1f497d; FONT-SIZE: 11pt">Carolyn Rawles-Heiser<U></U><U></U></SPAN></P>

<P class=MsoNormal><SPAN style="FONT-FAMILY: 'Calibri','sans-serif'; COLOR: #1f497d; FONT-SIZE: 11pt">Library Director<U></U><U></U></SPAN></P>

<P class=MsoNormal><SPAN style="FONT-FAMILY: 'Calibri','sans-serif'; COLOR: #1f497d; FONT-SIZE: 11pt">Corvallis-Benton County Public Library<U></U><U></U></SPAN></P>

<P class=MsoNormal><SPAN style="FONT-FAMILY: 'Calibri','sans-serif'; COLOR: #1f497d; FONT-SIZE: 11pt">645 NW Monroe Ave. <U></U><U></U></SPAN></P>

<P class=MsoNormal><SPAN style="FONT-FAMILY: 'Calibri','sans-serif'; COLOR: #1f497d; FONT-SIZE: 11pt">Corvallis, OR 97330<U></U><U></U></SPAN></P>

<P class=MsoNormal><SPAN style="FONT-FAMILY: 'Calibri','sans-serif'; COLOR: #1f497d; FONT-SIZE: 11pt"><U></U><U></U></SPAN></P>

<P class=MsoNormal><SPAN style="FONT-FAMILY: 'Calibri','sans-serif'; COLOR: #1f497d; FONT-SIZE: 11pt"><A href="tel:%28541%29%20766-6910" target=_blank value="+15417666910">(541) 766-6910</A><U></U><U></U></SPAN></P>

<P class=MsoNormal><SPAN style="FONT-FAMILY: 'Calibri','sans-serif'; COLOR: #1f497d; FONT-SIZE: 11pt"><U></U><U></U></SPAN></P>

<P class=MsoNormal><SPAN style="FONT-FAMILY: 'Calibri','sans-serif'; COLOR: #1f497d; FONT-SIZE: 11pt"><U></U><U></U></SPAN></P>

<P class=MsoNormal><SPAN style="FONT-FAMILY: 'Calibri','sans-serif'; COLOR: #1f497d; FONT-SIZE: 11pt"><U></U><U></U></SPAN></P>

<P class=MsoNormal><SPAN style="FONT-FAMILY: 'Calibri','sans-serif'; COLOR: #1f497d; FONT-SIZE: 11pt"><U></U><U></U></SPAN></P>

<P class=MsoNormal><SPAN style="FONT-FAMILY: 'Calibri','sans-serif'; COLOR: #1f497d; FONT-SIZE: 11pt"><U></U><U></U></SPAN></P>

<DIV style="BORDER-BOTTOM: medium none; BORDER-LEFT: medium none; PADDING-BOTTOM: 0in; PADDING-LEFT: 0in; PADDING-RIGHT: 0in; BORDER-TOP: #b5c4df 1pt solid; BORDER-RIGHT: medium none; PADDING-TOP: 3pt">

<P class=MsoNormal><B><SPAN style="FONT-FAMILY: 'Tahoma','sans-serif'; FONT-SIZE: 10pt">From:</SPAN></B><SPAN style="FONT-FAMILY: 'Tahoma','sans-serif'; FONT-SIZE: 10pt"> <A href="mailto:libs-or-bounces@listsmart.osl.state.or.us" target=_blank>libs-or-bounces@listsmart.osl.state.or.us</A> [mailto:<A href="mailto:libs-or-bounces@listsmart.osl.state.or.us" target=_blank>libs-or-bounces@listsmart.osl.state.or.us</A>] <B>On Behalf Of </B>Cindy Gibbon<BR><B>Sent:</B> Monday, June 17, 2013 3:51 PM<BR><B>To:</B> Kirsten Brodbeck-Kenney<BR><B>Cc:</B> <A href="mailto:libs-or@listsmart.osl.state.or.us" target=_blank>libs-or@listsmart.osl.state.or.us</A><BR><B>Subject:</B> Re: [Libs-Or] Drowning in paper library card applications<U></U><U></U></SPAN></P></DIV>

<P class=MsoNormal><U></U><U></U></P>

<DIV>

<P class=MsoNormal>Kirsten--Here at MCL we shred our paper applications after entering them. We have never retained them. This has not prevented us from successfully sending library accounts to our collection agency when that has become necessary. We've been doing that for many years as well. Given that we have something like 460,000 patrons we'd be in a pickle if we had to retain all those pieces of paper!<U></U><U></U></P>

<DIV>

<P class=MsoNormal><U></U><U></U></P></DIV>

<DIV>

<P class=MsoNormal>Cindy<U></U><U></U></P></DIV></DIV>

<DIV>

<P class=MsoNormal><BR clear=all><U></U><U></U></P>

<DIV>

<P class=MsoNormal><B>Cindy Gibbon</B><U></U><U></U></P>

<DIV>

<P class=MsoNormal>Access & Information Services Director<U></U><U></U></P></DIV>

<DIV>

<P class=MsoNormal>Multnomah County Library<U></U><U></U></P></DIV>

<DIV>

<P class=MsoNormal><I>Voice:</I> <A href="tel:503.988.5496" target=_blank value="+15039885496">503.988.5496</A><U></U><U></U></P></DIV>

<DIV>

<P class=MsoNormal><I>Fax:</I> <A href="tel:503.988.5441" target=_blank value="+15039885441">503.988.5441</A><U></U><U></U></P></DIV>

<DIV>

<P class=MsoNormal><A href="mailto:cindyg@multcolib.org" target=_blank>cindyg@multcolib.org</A><U></U><U></U></P></DIV>

<DIV>

<P class=MsoNormal><U></U><U></U></P></DIV></DIV>

<P style="MARGIN-BOTTOM: 12pt" class=MsoNormal><U></U><U></U></P>

<DIV>

<P class=MsoNormal>On Mon, Jun 17, 2013 at 3:38 PM, Kirsten Brodbeck-Kenney <<A href="mailto:kbrodbeck-kenney@lincolncity.org" target=_blank>kbrodbeck-kenney@lincolncity.org</A>> wrote:<U></U><U></U></P>

<DIV style="MARGIN: 3pt 3pt 0.75pt">

<DIV>

<P class=MsoNormal><SPAN style="FONT-FAMILY: 'Tahoma','sans-serif'; FONT-SIZE: 10pt">We are trying to get a handle on our massive collection of old library card applications. Our city attorney feels that the applications for current accounts need to be retained due to the signature, but we are drowning in paper and need to figure out a way to organize this paper, securely store what we need, and destroy what we don't.<U></U><U></U></SPAN></P></DIV>

<DIV>

<P class=MsoNormal><SPAN style="FONT-FAMILY: 'Tahoma','sans-serif'; FONT-SIZE: 10pt"><U></U><U></U></SPAN></P></DIV>

<DIV>

<P class=MsoNormal><SPAN style="FONT-FAMILY: 'Tahoma','sans-serif'; FONT-SIZE: 10pt">I would like to scan all of the applications and store them as electronic searchable files. My first thought was that we need something like the Neat Desk portable scanner (<A href="http://www.officemax.com/technology/scanners/portable-scanners/product-prod2460408" target=_blank>http://www.officemax.com/technology/scanners/portable-scanners/product-prod2460408</A>), but I doubt it's made for the kind of heavy use we would need to put it through. Ideally I'd like to be able to scan both sides of the application at once, for speed reasons.<U></U><U></U></SPAN></P></DIV>

<DIV>

<P class=MsoNormal><SPAN style="FONT-FAMILY: 'Tahoma','sans-serif'; FONT-SIZE: 10pt"><U></U><U></U></SPAN></P></DIV>

<DIV>

<P class=MsoNormal><SPAN style="FONT-FAMILY: 'Tahoma','sans-serif'; FONT-SIZE: 10pt">I'm curious how other libraries have handled this paper issue. Do you retain your library card applications? In what form? And have you found a durable scanner that works well for this application?<U></U><U></U></SPAN></P></DIV>

<DIV>

<P class=MsoNormal><SPAN style="FONT-FAMILY: 'Tahoma','sans-serif'; COLOR: #888888; FONT-SIZE: 10pt"><U></U><U></U></SPAN></P></DIV>

<DIV>

<P class=MsoNormal><SPAN style="FONT-FAMILY: 'Tahoma','sans-serif'; COLOR: #888888; FONT-SIZE: 10pt">Kirsten Brodbeck-Kenney<BR>Library Director<BR>Driftwood Public Library<BR>801 SW HWY 101, #201<BR>Lincoln City, OR 97367<BR><A href="tel:%28541%29996-1251" target=_blank>(541)996-1251</A><BR><A href="mailto:kbrodbeck-kenney@lincolncity.org" target=_blank>kbrodbeck-kenney@lincolncity.org</A><U></U><U></U></SPAN></P></DIV></DIV>

<P style="MARGIN-BOTTOM: 12pt" class=MsoNormal><BR>_____________________________________________________<BR>Libs-Or mailing list<BR><A href="mailto:Libs-Or@listsmart.osl.state.or.us" target=_blank>Libs-Or@listsmart..osl.state.or.us</A><BR><A href="http://listsmart.osl.state.or.us/mailman/listinfo/libs-or" target=_blank>http://listsmart.osl.state.or.us/mailman/listinfo/libs-or</A><BR>Hosted by the Oregon State Library. The Library is not responsible for content.<BR>Questions related to message content should be directed to list owner(s) or the sender of the message, by phone or email.<BR>Technical questions? Call <A href="tel:503-378-8800" target=_blank>503-378-8800</A>.<U></U><U></U></P></DIV>

<P class=MsoNormal><U></U><U></U></P></DIV></DIV></DIV></DIV>

<P>If this is an unsolicited spam message, please click this link to report it: <A href="http://192.168.0.5:49285/contents/spamreport.shtml?rptid=177082&srvid=16q77rg" target=_blank>Report Spam</A> </P>

<P></P>

<P></P></DIV><BR>_____________________________________________________<BR>Libs-Or mailing list<BR><A href="mailto:Libs-Or@listsmart.osl.state.or.us">Libs-Or@listsmart.osl.state.or.us</A><BR><A href="http://listsmart.osl.state.or.us/mailman/listinfo/libs-or" target=_blank>http://listsmart.osl.state.or.us/mailman/listinfo/libs-or</A><BR>Hosted by the Oregon State Library. The Library is not responsible for content.<BR>Questions related to message content should be directed to list owner(s) or the sender of the message, by phone or email.<BR>Technical questions? Call <A href="tel:503-378-8800" value="+15033788800">503-378-8800</A>.<BR><BR></BLOCKQUOTE></DIV><BR></DIV>

<P>If this is an unsolicited spam message, please click this link to report it: <A href="http://192.168.0.5:49285/contents/spamreport.shtml?rptid=177135&srvid=16q77rg">Report Spam</A>

<P></P></BODY></HTML>