<html>
  <head>
    <meta content="text/html; charset=windows-1252"
      http-equiv="Content-Type">
  </head>
  <body bgcolor="#FFFFFF" text="#000000">
    Alright, I think this should be safe to do.  Here's a screen capture
    of our file storage top level directory structure.  Of course we
    aren't public facing the way most of you are so ours will probably
    be more administrative, but the principles should hold up.  There's
    no absolute right or wrong but the proof is in the useability.<br>
    <br>
    First rule is NOTHING lives on a workstation.  It's okay to compose
    there but it quickly needs to move to common ground.  That is one of
    my pet peeves, no excuse.  NOTHING NOTHING NOTHING.<br>
    <br>
    The second object is to NOT base these on workflows.  I don't know
    my admin assistants' workflow that well and when she followed that
    pattern I could never find anything. Now that she's gone I'm glad we
    cleaned up.  My concept is to pretend it's all for a novice with no
    preconceived idea of where to look.  Base it on functional areas,
    think of it as an index or TOC.  If you want to build a workflow
    folder, that can be done with shortcuts to the files you want to
    include.<br>
    <br>
    Notice there is an Office Template folder.  All the departmental MS
    Office templates are supposed to be there, and then Office programs
    are pointed there to find the templates.<br>
    <br>
    Even though there is a Personnel folder, that's not the secret
    stuff, just the publicly available info.<br>
    <br>
    We also have a separate archival section that more or less mirrors
    this structure.  We move old business there to preserve it and get
    it out of the immediate working area.  I often lament that our
    historical files don't go back that far.  I intend to keep about
    everything digitally.  If we have project time I'd like to scan old
    (2003 and before) documents for digital storage.  And there's
    oddball stuff, files that float to the top level for lac of
    attention or obvious home.<br>
    <br>
    Hopefully this will help.<br>
    <br>
    <img src="cid:part1.09090701.05070308@ccrls.org" alt=""><br>
    <br>
    <pre class="moz-signature" cols="72">John Goodyear
CCRLS
503-315-4584
<a class="moz-txt-link-abbreviated" href="http://www.ccrls.org">www.ccrls.org</a></pre>
    <div class="moz-cite-prefix">On 5/4/2015 12:17 PM, Sue Ludington
      wrote:<br>
    </div>
    <blockquote
cite="mid:8BCF38E8BCD6B34A8DFAE5208033503D1939AF44@Exch02.co.washington.or.us"
      type="cite">
      <meta http-equiv="Content-Type" content="text/html;
        charset=windows-1252">
      <meta name="Generator" content="Microsoft Word 14 (filtered
        medium)">
      <style><!--
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        {font-family:Calibri;
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      <div class="WordSection1">
        <p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D">Thanks very
            much for posing the question, Adam!
            <o:p></o:p></span></p>
        <p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D"><o:p> </o:p></span></p>
        <p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D">It may be too
            involved to share easily in an email but, John, I too would
            love to hear what worked for CCRLS. Would you consider
            posting for all, or prefer those of us who are interested to
            contact you directly?<o:p></o:p></span></p>
        <p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D"><o:p> </o:p></span></p>
        <p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D">Thank you,<o:p></o:p></span></p>
        <p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D">Sue<o:p></o:p></span></p>
        <p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D"><o:p> </o:p></span></p>
        <p class="MsoNormal"><b><span style="color:#1F497D">Sue
              Ludington<o:p></o:p></span></b></p>
        <p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D">Assistant Law
            Librarian<o:p></o:p></span></p>
        <p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D">Washington
            County Law Library<o:p></o:p></span></p>
        <p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D">111 NE Lincoln
            St., MS #45<o:p></o:p></span></p>
        <p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D">Hillsboro, OR
            97124<o:p></o:p></span></p>
        <p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D"> <o:p></o:p></span></p>
        <p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D">503.846.8880 |
            <a moz-do-not-send="true"
              href="mailto:sue_ludington@co.washington.or.us"
              title="mailto:sue.ludington@co.washington.or.us">
              sue_ludington@co.washington.or.us</a><o:p></o:p></span></p>
        <p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D"><o:p> </o:p></span></p>
        <div>
          <div style="border:none;border-top:solid #B5C4DF
            1.0pt;padding:3.0pt 0in 0in 0in">
            <p class="MsoNormal"><b><span
style="font-size:10.0pt;font-family:"Tahoma","sans-serif";color:windowtext">From:</span></b><span
style="font-size:10.0pt;font-family:"Tahoma","sans-serif";color:windowtext">
                Libs-Or
                [<a class="moz-txt-link-freetext" href="mailto:libs-or-bounces@listsmart.osl.state.or.us">mailto:libs-or-bounces@listsmart.osl.state.or.us</a>]
                <b>On Behalf Of </b>John Goodyear<br>
                <b>Sent:</b> Monday, May 04, 2015 12:00 PM<br>
                <b>To:</b> <a class="moz-txt-link-abbreviated" href="mailto:libs-or@listsmart.osl.state.or.us">libs-or@listsmart.osl.state.or.us</a><br>
                <b>Subject:</b> Re: [Libs-Or] Classification Scheme for
                your staff Computer Files?<o:p></o:p></span></p>
          </div>
        </div>
        <p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
        <p class="MsoNormal">We have put A LOT of effort in to that
          Adam.  Would be glad to show you and discuss.<br>
          <br>
          <o:p></o:p></p>
        <pre>John Goodyear<o:p></o:p></pre>
        <pre>CCRLS<o:p></o:p></pre>
        <pre>503-315-4584<o:p></o:p></pre>
        <pre><a moz-do-not-send="true" href="http://www.ccrls.org">www.ccrls.org</a><o:p></o:p></pre>
        <div>
          <p class="MsoNormal">On 5/4/2015 11:49 AM, Adam Carlson wrote:<o:p></o:p></p>
        </div>
        <blockquote style="margin-top:5.0pt;margin-bottom:5.0pt">
          <p class="MsoNormal">Hello,<o:p></o:p></p>
          <p class="MsoNormal"> <o:p></o:p></p>
          <p class="MsoNormal">Our library has a shared networked drive
            for staff. It includes thousands of files that we all use
            and share with each other. It is, however, in need of better
            organization. We often times find ourselves searching high
            and low for a file that we know is on the shared drive, but
            we cannot find. Or we end up finding multiple versions of
            the same file in different locations.
            <o:p></o:p></p>
          <p class="MsoNormal"> <o:p></o:p></p>
          <p class="MsoNormal">At a staff meeting the other day we were
            recognizing that we need to try to come up with a better way
            of organizing staff files. Librarians should be great at
            coming up with a “classification scheme” for this.
            <o:p></o:p></p>
          <p class="MsoNormal"> <o:p></o:p></p>
          <p class="MsoNormal">We will, of course, be brainstorming and
            researching this. But we thought we would ask all of you.
             Do you have any ideas on good ways to organize staff files?
            Are there ways that have worked well or not for you in the
            past? Are there file naming conventions you have used that
            help? Has this topic been covered in previous posts? Are
            there any articles or websites you would recommend on this
            topic?<o:p></o:p></p>
          <p class="MsoNormal"> <o:p></o:p></p>
          <p class="MsoNormal">Thank you for any ideas you might have, <o:p></o:p></p>
          <p class="MsoNormal"> <o:p></o:p></p>
          <p class="MsoNormal"><b><span
                style="font-size:12.0pt;color:#1F497D">Adam Carlson</span></b><o:p></o:p></p>
          <p class="MsoNormal"><span
              style="font-size:8.0pt;color:#1F497D">Circulation
              Supervisor</span><o:p></o:p></p>
          <p class="MsoNormal"><span
              style="font-size:8.0pt;color:#1F497D">McMinnville Public
              Library</span><o:p></o:p></p>
          <p class="MsoNormal"><span
              style="font-size:8.0pt;color:#1F497D">(503) 435-5556</span><o:p></o:p></p>
          <p class="MsoNormal"> <o:p></o:p></p>
          <p class="MsoNormal"><span
              style="font-size:12.0pt;font-family:"Times New
              Roman","serif""><br>
              <br>
              <br>
              <o:p></o:p></span></p>
          <pre>_____________________________________________________<o:p></o:p></pre>
          <pre>Libs-Or mailing list<o:p></o:p></pre>
          <pre><a moz-do-not-send="true" href="mailto:Libs-Or@listsmart.osl.state.or.us">Libs-Or@listsmart.osl.state.or.us</a><o:p></o:p></pre>
          <pre><a moz-do-not-send="true" href="http://listsmart.osl.state.or.us/mailman/listinfo/libs-or">http://listsmart.osl.state.or.us/mailman/listinfo/libs-or</a><o:p></o:p></pre>
          <pre>Hosted by the Oregon State Library. The Library is not responsible for content.<o:p></o:p></pre>
          <pre>Questions related to message content should be directed to list owner(s) or the sender of the message, by phone or email.<o:p></o:p></pre>
          <pre>Technical questions? Call 503-378-8800.<o:p></o:p></pre>
        </blockquote>
        <p class="MsoNormal"><span
            style="font-size:12.0pt;font-family:"Times New
            Roman","serif""><o:p> </o:p></span></p>
      </div>
    </blockquote>
    <br>
  </body>
</html>