<div dir="ltr"><div>Hello all!</div><div>As you've hopefully heard by now, OLA has decided- with the safety and well-being of our membership in mind- to make our 2021 conference a virtual experience. This will be a new adventure for all of us- but especially for our 2021 conference committee! We are currently looking for some wonderful volunteers to fill roles on our conference planning committee. The committee roles are a little different this year as we will need some folks with slightly specialized skills to help us navigate some of the more technical aspects of the virtual conference experience. We welcome former volunteers or newbies and will happily pair up volunteers to share roles & responsibilities. There will be a second call for volunteers after the new year to help with various roles during the conference (things like moderators, interviewers, tech assists, etc). </div><div><br></div><div>All committee work will be done virtually. The conference is scheduled for April 21-24, 2021 and you can expect varying time commitments depending on your role (for example, registration and A/V work will be lighter until Jan 2021 while programming work is underway right now). There will be monthly conference committee meetings, every 1st Tuesday of the month from Nov 2020 - April 2021 (we will meet on the 13th in Oct 2020). There will be 2 program selection meetings in early November 2020, which we encourage all committee members to attend but will not be mandatory (except for program coordinators). </div><div><br></div><div>Conference committee work is a great <span style="color:rgb(32,33,34)"><font face="arial, sans-serif">résumé</font></span><span style="color:rgb(32,33,34);font-family:sans-serif;font-size:14px"> </span>builder, allows you to flex your awesome organizational skills, and is deeply satisfying volunteer work since you get to witness the outcomes of your influence and the fruits of your labor as our membership engages with the many aspects of the conference. Committee volunteership also fosters excellent communication and team-building skills, allows for creative thinking and mentorship, and builds friendly networks between colleagues in library work across our state. I like to think of the conference committee (which I have volunteered for over the last 4 years) as friendly, welcoming, fun work shared between a group of amazing peers who all get their chance to shine and show off their amazing expertise and dedication- the voice and work of every member matters and the end result is a conference that we can all be immensely proud of.</div><div><br></div><div>In keeping with our theme of Equity, Diversity and Inclusion (EDI, for short), I would like to encourage volunteers who are passionate about EDI and who wish to play a part in planning a diverse and engaging online conference to express their interest, even if they have no prior OLA committee experience. I would also like to encourage members from all corners of our state to volunteer as the virtual format will allow our membership to engage in ways we may never have been able to before- and it would be ideal if we could include programs, activities, stories and participation from as many perspectives as possible.</div><div><br></div><div>Here are this year's conference committee roles with current volunteers listed. <b><u>All roles can & may be shared between 2 volunteers</u>:</b></div><ul><li style="margin-left:15px"><b>Program Coordinator</b> (KT Austin, Wilsonville Public Library) - coordinates the requests for proposals (RFP), responds to questions about the RFP, collects and shares RFP data for the program selection meetings, runs the program selection meetings, finalizes the program selections & contacts all those who submitted programs, works with conference chair, OLA administrator, and presenters to create conference schedule, is point person for communication and response to presenters. Traditionally, an individual who fills this role may be asked to serve as the conference chair for the following year.</li><li style="margin-left:15px"><b>Website Coordinator</b> - will be responsible for working with our conference software provider and the committee to build the layout of our conference website. The web coordinator will need to work with all our other conference coordinators to ensure that each piece of the online conference website is both visually pleasing and operational, from ads and exhibitor booths to program presentations. There is lots of room for creativity and flair in this role and it is a terrific opportunity for someone who loves web design and is a wizard at graphics.</li><li style="margin-left:15px"><b>Registration Coordinators</b> (Alice MacGougan, Salem Public Library, and Shirley Roberts, OLA Administrator) - assists the OLA administrator with launching and running online conference registration, responds to member questions about registration, helps troubleshoot any registration issues prior to and during the conference, creates registration reports leading up to and following the conference.</li><li style="margin-left:15px"><b>Volunteer Coordinator</b> (Kathy Street, OR Trail Library District) - leads the call for volunteers to do things like moderate program panels, interview speakers, provide tech help to presenters or assist in potential regional in-person activities. This person would solicit volunteers, maintain communication with volunteers, assign volunteer roles, and ensure that all volunteers are ready to fulfill their roles during the run of the conference.</li><li style="margin-left:15px"><b>Exhibitor/Sponsorship Coordinator</b> - solicits exhibitor participation in the conference, solicits sponsorship of the OLA conference, maintains communication with exhibitors and sponsors, provides specifics for what OLA needs exhibitors to provide us for building their virtual booths, ensures exhibitor booths look and operate as agreed, ensures that sponsorship advertising is properly placed and operational, follows up with exhibitors and sponsors to gage their satisfaction with the conference.</li><li style="margin-left:15px"><b>Tech Coordinator</b> (Jeana Menger, Emporia University) - coordinates technical aspects of our conference software with Zoom meeting software to ensure smooth transitions in presentations and across the board accessibility for conference attendees. The tech coordinator may need to assist the OLA administrator in negotiating Zoom licenses and ensuring all software being used for various aspects of the conference website are compatible and working properly. The tech coordinator will determine the need and roles of additional tech volunteers, if necessary, and provide any training needed. This role provides a great opportunity for someone to learn the inner workings of Zoom Meetings and to learn the ins and outs of the conference software platform (which will be decided upon in October).</li><li style="margin-left:15px"><b>A/V Coordinator</b> - creates and shares guidelines and advice for presenters and speakers to create high quality audio and video recordings for submission, answers any A/V related inquiries that presenters, speakers or exhibitors may have, reviews all A/V submissions to ensure quality standards, troubleshoots A/V issues during conference. A terrific role for someone who may already have experience in creating online programming or creating appealing videos (helloooo YouTubers!). </li><li style="margin-left:15px"><b>Communications/Publicity Coordinator</b> - updates OLA conference website information as it becomes available (<a href="http://olaweb.org/" target="_blank">olaweb.org</a>), communicates conference information/submissions to various outlets, such as the OLA Hotline, libs-or list, and OLA membership. Promotes conference attendance through notices to library school attendees and alumni associations, literary organizations, and other library and library-adjacent groups. A great role for a creative person (or people) who loves promotions and is great at spreading the word. </li><li style="margin-left:15px"><b>Social Activities Coordinator</b> (Alisa Williams, Multnomah County Library) - come up with some creative ideas around fun and interesting things we may be able to include in the online conference that are not directly program related, potentially coordinate regional meet-ups or "pods" to engage in conference related activities or social opportunities (dependent on the status of covid infection rates as we get closer to the conference), and determine volunteers needed for regional activities and provide any training or information to them. We need some folks who know how to create FUN and joyful engagement, even in an online format. This role is wide open for someone who has creative ideas, loves out-of-the box thinking and is an absolute whiz at non-traditional forms of community engagement.</li><li style="margin-left:15px"><b>Speaker Arrangements Coordinator</b> - assists the OLA President and OLA Conference Chair in finding keynote and guest speakers, provides communication, payment and scheduling information to speakers, provides and follows up on all speaker contracts. Serves as the contact person for all speaker inquiries and ensures that speaker presentations or interviews run smoothly and on time. </li></ul><div></div><div>If you are interested in volunteering or have questions, please contact me at <a href="mailto:olaconference@olaweb.org" target="_blank">olaconference@olaweb.org</a> or <a href="mailto:lacey.legel@gmail.com" target="_blank">lacey.legel@gmail.com</a>. If you are volunteering for the committee, please let me know if you have any experience that pertains to the role that interests you, what your primary and secondary roles of most interest are and what special sort of awesome you will bring to the committee. We would like to have all committee roles filled no later than October 9th. </div><div>Thank you and I look forward to hearing from you!</div><font color="#888888"><div><div dir="ltr"><div dir="ltr">Lacey Legel<div>Multnomah County Library</div><div>2021 OLA Conference Chair</div></div></div></div></font></div>