<div dir='auto'><div>Whatever you pick, make sure it outputs to Google Calendar, iCal and Outlook, preferably an automatic sync. Makes sure you can print the schedule by the day and week and month for easy posting in the workroom and to grab for evacuations.</div><div dir="auto"><br></div><div dir="auto">Auto such calendars makes life easier for staff, especially if you have substitutes or people who move from building to building.</div><div dir="auto"><br></div><div dir="auto">When to Work is clunky but it plays nice with Google Calendar. There's a complicated way it will send from W2W to Google Calendar and then to MS Outlook. I'm told it plays nice with Apple. </div><div dir="auto"><br></div><div dir="auto">If the schedule software doesn't have a feature to share to web-based calendars, your staff will need to enter everything by hand in their personal calendars, which is so 20th Century. :-)</div><div dir="auto"><br></div><div dir="auto">You might consider using MS Outlook, especially if you have it already, because allows you to create different calendars and view them all either side by side or in overlays. Google calendar also does this but it's clunky. (At work, I can look at calenders for Reference Chat, four Zoom meeting rooms and team members individual Outlook calendars all at once. Makes setting up appointments for online meetings super easy.)</div><div dir="auto"><br></div><div dir="auto">In Outlook, a supervisor could create a vacation/training calendar that only they can see and a desk schedule that gets shares with staff and they see in an overlay on their own calendars. The main schedule could be a template of recurring appointments that say TBA and once the school is set, invite the employee. Or they could copy their time at various work stations to their own calendars. The inviting and copying is important because they won't get alerts from a shared calendar in Outlook.</div><div dir="auto"><br></div><div dir="auto">(Side note: Google does allow for alerts from shared calendars with a Settings adjustment.)</div><div dir="auto"><br></div><div dir="auto">There's and Outlook and Teams app for busy people like me who depend on phone and browser reminders to get to my appointments on time and prepared. Overlays work in the MS Outlook app, but it's a small screen.</div><div dir="auto"><br></div><div dir="auto">One problem with MS products is they don't generally like to play nice with Android or Apple. MS doesn't seem to prioritize APIs like Google Android developers do.</div><div dir="auto"><br></div><div dir="auto">So staff who want to use sync their personal calendars with work calendars will need to email invites.</div><div dir="auto"><br></div><div dir="auto">(I do this all the time because I usually put task details or info in my Outlook calendar that I want to access when I'm at an event. I'm not a fan of the Outlook app on a small screen,  the save and send buttons are too easy to hit accidentally.) </div><div dir="auto"><br></div><div dir="auto">Or download the app and bounce between work and personal calendars. Not fun but it works. I always put my vacation and and dental/medical appointments in my Outlook calendar marked as Out of Office and Private to reduce the amount of back and forth.</div><div dir="auto"><br></div><div dir="auto">One question you should ask of these vendors is how easy can recurring appointments be changed and make sure you can prepopulate dates like holidays and other dates that happen annually. This way you can set up everything ahead of time -- such as a recurring annual Nov. 11 holiday - so you have to remember fewer things when you're setting the schedule.</div><div dir="auto"><br></div><div dir="auto">You've probably already thought of this, but when you narrow your choices ask your least tech savvy employee to look at both printouts of the schedule and the interface and give their opinions. And ask your employee who is the most tech savvy to do the same. And if you have a schedule challenged employee or someone who is so busy with school, work, etc. that an automated schedule would be extremely helpful, get their input too.</div><div dir="auto"><br></div><div dir="auto">The printout shouldn't be troublesome for those with reading glasses to read because evacuations do happen and things get left in the building. </div><div dir="auto"><br></div><div dir="auto">If you go with the Teams product, do note Teams calendar doesn't give you the option to color code calendars. </div><div dir="auto"><br></div><div dir="auto">Not having color coding is huge negative for me because color is how know very quickly what I'm doing next. (I get so heads down in a project, I need to transition my brain to the next project or meeting.) </div><div dir="auto"><br></div><div dir="auto">And do ensure everyone is trained on Teams eccentricities, such as putting emails to a Team on a folder at the bottom of the Outlook list, the intensity of default alerts, and @ing people in chat or comments so they are notified of replies. (Alerts can be changed in Settings. So many alert possibilities.)</div><div dir="auto"><br></div><div dir="auto">Sno-Isle Libraries switched to Teams with the pandemic and it was helpful with a team I led this summer and fall in many ways but in other ways we found that Google Sheets was much better than Excel in teams for tracking tasks across multiple platforms. So if anyone needs more info on Teams in general, let me know.</div><div dir="auto"><br></div><div dir="auto">Hope this helps.</div><div dir="auto"><br><div data-smartmail="gmail_signature" dir="auto">Marta Murvosh<br>Librarian & Freelance Writer</div><div data-smartmail="gmail_signature" dir="auto"><br>Sent with a smartypants phone. Please pardon typos.<br></div><div class="gmail_extra" dir="auto"><br><div class="gmail_quote">On Nov 20, 2020 2:49 PM, Adam Carlson <Adam.Carlson@mcminnvilleoregon.gov> wrote:<br type="attribution"><blockquote class="quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div>
<div>
<p><span style="font-size:11pt;font-family:'calibri' , sans-serif;color:#1f497d">Hi Courtney,</span></p>
<p><span style="font-size:11pt;font-family:'calibri' , sans-serif;color:#1f497d"> </span></p>
<p><span style="font-size:11pt;font-family:'calibri' , sans-serif;color:#1f497d">We were looking for a similar thing to you a year or so ago after using Excel spreadsheets for years prior. After extensive research the closest two options we
 came up with were WhenToWork and SLING. Ultimately we chose SLING. It’s not perfect. It can be slow and doesn’t automate things as much as I’d like it to. But it can do what you’re looking for, I think. I will contact you directly with more information. But
 wanted to share with the group as others may be looking into this as well. 
</span></p>
<p><span style="font-size:11pt;font-family:'calibri' , sans-serif;color:#1f497d"> </span></p>
<p><b><span style="font-family:'calibri' , sans-serif;color:#1f497d">Adam Carlson</span></b></p>
<p><span style="font-size:8pt;font-family:'calibri' , sans-serif;color:#1f497d">Circulation Supervisor</span></p>
<p><span style="font-size:8pt;font-family:'calibri' , sans-serif;color:#1f497d">McMinnville Public Library</span></p>
<p><span style="font-size:8pt;font-family:'calibri' , sans-serif;color:#1f497d">(503) 435-5556</span></p>
<p><span style="font-size:11pt;font-family:'calibri' , sans-serif;color:#1f497d"> </span></p>
<p><span style="font-size:11pt;font-family:'calibri' , sans-serif;color:#1f497d"> </span></p>
<p><span style="font-size:11pt;font-family:'calibri' , sans-serif;color:#1f497d"> </span></p>
<p><b><span style="font-size:11pt;font-family:'calibri' , sans-serif">From:</span></b><span style="font-size:11pt;font-family:'calibri' , sans-serif"> Libs-Or <libs-or-bounces@omls.oregon.gov>
<b>On Behalf Of </b>Courtney Koch<br>
<b>Sent:</b> Friday, November 20, 2020 11:35 AM<br>
<b>To:</b> libs-or@omls.oregon.gov<br>
<b>Subject:</b> [Libs-Or] Scheduling Software Libs-OR submission</span></p>
<p> </p>
<div>
<div>
<div>
<p><b><span style="font-size:10pt;font-family:'helvetica' , sans-serif;color:red">This message originated outside of the City of McMinnville.</span></b><b><span style="font-size:9pt;font-family:'helvetica' , sans-serif;color:black"></span></b></p>
<p><span style="font-size:9pt;font-family:'helvetica' , sans-serif;color:black"> </span></p>
<div align="center" style="text-align:center"><span style="font-size:18pt">
<hr size="2" width="100%" align="center">
</span></div>
</div>
<p><span style="font-size:18pt">Hello,</span></p>
</div>
<div>
<p><span style="font-size:18pt">    I am looking for suggestions on scheduling software. I help schedule a team of about 30, each day 10-20 staff work. Currently we have staff enter requests onto a Google Calendar and then we populate a
 Google Sheet with the vacation, training, etc, and specific tasks they do each day. We build the daily schedule off a template, so are not recreating everything each week. I like that you can easily see at a glance who is doing what each hour, but am hoping
 to find something that can automate more of the process.</span></p>
</div>
<div>
<p><span style="font-size:18pt">     We have looked at products such as ClickUp, Sling, Shift by Microsoft Teams, When I Work, and Skedda. However, these all tend to schedule an entire shift and we are looking for something that can schedule
 tasks by the hours, such as reference desk, bookdrop, shelving, as well as input the data from Google Calendar. </span></p>
</div>
<div>
<p><span style="font-size:18pt">     Does a magical product like this exist?! If you have any scheduling software you enjoy I'd love to hear what you use.</span></p>
</div>
<div>
<div>
<div>
<div>
<div>
<div>
<div>
<div>
<div>
<div>
<p><b><span style="font-size:13.5pt;font-family:'arial' , sans-serif">Courtney Koch</span></b></p>
</div>
<div>
<p><b><span style="font-size:13.5pt;font-family:'arial' , sans-serif">(Formerly Leach. My new last name is Koch, pronounced Cook)</span></b></p>
</div>
<div>
<p><b><span style="font-size:13.5pt;font-family:'arial' , sans-serif">Midland Library Assistant </span></b></p>
</div>
<div>
<p> </p>
</div>
<div>
<p><span style="font-size:13.5pt;font-family:'arial' , sans-serif">Multnomah County Library</span></p>
</div>
<div>
<p><span style="font-size:13.5pt">503.988.5123</span></p>
</div>
<div>
<p><span style="font-size:13.5pt"><a href="https://multcolib.org"><span style="border:none 1pt;padding:0in">multcolib.org</span></a></span></p>
<div>
<p><span style="font-size:13.5pt;font-family:'arial' , sans-serif">Monday/Wednesday/Saturday: 9:30-6</span></p>
</div>
<div>
<p><span style="font-size:13.5pt;font-family:'arial' , sans-serif">Tuesday: 11:30-8</span></p>
</div>
</div>
<div>
<p><span style="font-size:13.5pt">Pronouns: she/her</span></p>
</div>
<div>
<p><span style="font-size:9.5pt"> </span></p>
</div>
</div>
<div>
<p><span style="font-size:9.5pt;font-family:'arial' , sans-serif"><img border="0" src="https://multcolib.org/sites/default/files/MultCoLib_2LineLogo_RGBemail_sig2.png"></span><span style="font-size:9.5pt"></span></p>
</div>
<div>
<div>
<p><b><span style="font-size:18pt;font-family:'verdana' , sans-serif;color:black">Did you notice my font is large?</span></b><span style="font-size:18pt;font-family:'verdana' , sans-serif;color:black"> This is done for accessibility purposes.
 It is </span><span style="font-size:18pt;font-family:'verdana' , sans-serif"><a href="http://createsend.com/t/d-ABFFF5F25EC93A19"><span style="color:#1155cc">recommended</span></a><span style="color:black"> to use at least 14pt
 font size with Arial or Verdana fonts being the most legible.</span></span></p>
</div>
<p><span style="font-size:9.5pt"><img border="0" width="72" height="22" style="width:0.75in;height:0.2291in" src="https://multco.us/sites/all/themes/multco/logo.png"></span></p>
</div>
</div>
</div>
</div>
</div>
</div>
</div>
</div>
</div>
</div>
</div>
</div>
</blockquote></div><br></div></div></div>