<div dir="ltr">We are a fiscal sponsor for both our Farmers Markets and the Hillsboro Tuesday Night Marketplace (party market) since they are both 501(c)4s. With the Farmers Market, the agreement makes it clear that it is only for the markets that they hold in our Downtown district, since they host in other locations around our city, but this ensures it aligns with our mission. We keep administrative fees for any project that they fundraise for - 15% or max allowed by funding agent, with a $5,000 maximum per campaign/grant. This makes it worth our time to work with them on accountability and reporting.  <div><br></div><div>We consulted with both our CPA and legal counsel before proceeding, and I would recommend you to do the same. It was important for our CPA to be confident in the arrangement so that he can help us report it correctly to the IRS. Our lawyer wrote the contracts and has advised us on other organizations that have requested us to be their fiscal sponsors that we ended up turning down. </div><div><br></div><div>The benefit of doing this kind of agreement goes far beyond the administrative fees for us as I'm sure it would for your Community Foundation. Both agreements have made us stronger partners and have created new stories for us to share - that we need each other and are equally essential to our communities. My favorite example of this is that the Tuesday Market was able to procure a $60,000 CARES Act grant from our County last year, which kept the ED employed, but also allowed them to do creative work that was paid to our businesses, non-profits, and local artists. It takes a village...<br><div><div><div dir="ltr" class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><b><font color="#cc0000"> </font></b></div><div dir="ltr"><b><font color="#cc0000">Elisa Joy 'EJ' Payne</font></b><b style="color:rgb(153,0,0)"> </b><font color="#444444"><b>| </b></font><font color="#444444">Executive Director </font><div><font color="#444444"><b>| Hillsboro Downtown Partnership </b>| </font><font color="#444444"><i>Cultivating a vibrant community.</i></font><div><font color="#444444"><b>|</b> </font><font color="#cc0000"><b>o.</b></font><font color="#444444"> 503-640-6145<b> | </b></font><font color="#cc0000"><b>m.</b></font><font color="#444444"><b> </b>503-341-8639</font></div></div><div><font color="#444444"><b>|</b> </font><font color="#cc0000"><b>e. </b></font><font color="#444444"><a href="mailto:ej@downtownhillsboro.org" target="_blank">ej@downtownhillsboro.org</a> <b>|</b> </font><b><font color="#cc0000">w.</font></b><font color="#444444"> <a href="http://downtownhillsboro.org" target="_blank">downtownhillsboro.org</a></font></div><div><br></div><div>Follow what's happening Downtown on <a href="https://www.instagram.com/dwtnhillsboro/" target="_blank">INSTAGRAM</a>.</div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div><br></div></div></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Thu, Mar 4, 2021 at 8:33 AM Lizzy Caston <<a href="mailto:lizzy@albertamainst.org">lizzy@albertamainst.org</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="auto">There are nonprofit entities that do this for other nonprofits - acting as fiscal agents. It’s not uncommon. </div><div dir="auto"><br></div><div dir="auto">We encounter this all the time. </div><div dir="auto"><br></div><div dir="auto">The biggest thing you’ll need to do is have a clear, legal tight contract to protect both entities and make sure everything is on the up and up. And also make sure it isn’t breaking both city law & your bylaws. I imagine your city’s attorney or an attorney for that nonprofit can handle it. </div><div dir="auto"><br></div><div dir="auto">There’s also a third option to hire a third party  fiscal agent to handle it all for you. This also isn’t uncommon but they usually charge a fee unless it’s in-kind  </div><div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Tue, Mar 2, 2021 at 7:07 PM W Darin Rutledge, Executive Director <<a href="mailto:darin@downtownklamathfalls.org" target="_blank">darin@downtownklamathfalls.org</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div lang="EN-US" style="overflow-wrap: break-word;"><div><p class="MsoNormal">I am involved with one organization where the entity (in this case, your Main Street organization) is a DBA (doing business as) of an existing nonprofit (in this case, the Community Foundation). The DBA has its own EIN and functions with an adequate level of autonomy. It’s a very efficient way to operate, but requires a good working relationship between the parent and the DBA. It’s well-suited when the DBA has a mission that is aligned with the host’s mission. The benefit for the Main Street (at least the “nonprofit arm”) is that you don’t necessarily need to build out all the governing documents, procedures, policies, etc. as you would by setting up a standalone nonprofit. Depending on how the arrangement is structured, you may also be able to take advantage of existing accounting, HR, IT support. Even if you have to pay a fee to access those existing services, its better than sourcing them on your own if the host is willing to extend them. <u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal">The disadvantages are that, even though the DBA is a legal entity, it is still governed by the host’s bylaws, policies, procedures, board of directors, etc., unless all of those are updated to formally give autonomy to the DBA. If you evaluate that and it’s going to take too much work to do that and make everyone comfortable with the relationship, you’re essentially setting up a standalone nonprofit anyway. <u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal">That’s one option, but it doesn’t sound like it may be the best option given the organizations involved. I’ll look back through my old files – when I was Chamber president we had a fiscal agreement with another entity we set up as our nonprofit arm – I’ll see if I can dig it up. In the meantime, I bet you’ll get replies from several others with experience in that scenario. <u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal">D<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><div style="border-style:solid none none;border-top-width:1pt;padding:3pt 0in 0in;border-top-color:rgb(181,196,223)"><p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:12pt;color:black">From: </span></b><span style="font-size:12pt;color:black">OMS_MANAGERS <<a href="mailto:oms_managers-bounces@omls.oregon.gov" target="_blank">oms_managers-bounces@omls.oregon.gov</a>> on behalf of WINNER Megan <<a href="mailto:Megan.Winner@ci.coburg.or.us" target="_blank">Megan.Winner@ci.coburg.or.us</a>><br><b>Reply-To: </b>Oregon Main Street program managers <<a href="mailto:oms_managers@omls.oregon.gov" target="_blank">oms_managers@omls.oregon.gov</a>><br><b>Date: </b>Tuesday, March 2, 2021 at 3:54 PM<br><b>To: </b>Oregon Main Street program managers <<a href="mailto:oms_managers@omls.oregon.gov" target="_blank">oms_managers@omls.oregon.gov</a>><br><b>Subject: </b>[OMS_MANAGERS] Fiscal Agent Agreement<u></u><u></u></span></p></div><div><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p></div><div><p class="MsoNormal" style="background-color:white"><span style="font-size:12pt;color:black">Hi All,<u></u><u></u></span></p></div><div><p class="MsoNormal" style="background-color:white"><span style="font-size:12pt;color:black"><u></u> <u></u></span></p></div><div><p class="MsoNormal" style="background-color:white"><span style="font-size:12pt;background-color:white;color:black">Sure hope this message finds you in good spirits! As a tier 2 member, we are working on developing our Main Street program in Coburg and I'm reaching out today because the topic of accepting donations/applying for grants for projects has arisen. Our Chamber of Commerce (501c6) hosts Main Street, but we would like donations to go through the Coburg Community Foundation (501c3). Does anyone have any experience or examples of agreements for this type of partnership? I've heard some of your main street organizations have been fiscal agents for other entities. Our challenge is ensuring the funds held by a 501c3 go for an allowable nonprofit purpose and meets the purpose of the fiscal agent’s organizational purpose as well. Your thoughts are greatly appreciated!</span><span style="font-size:12pt;color:black"><u></u><u></u></span></p></div><div><p class="MsoNormal" style="background-color:white"><span style="font-size:12pt;color:black"><u></u> <u></u></span></p></div><div><p class="MsoNormal" style="background-color:white"><span style="font-size:12pt;color:black">Thank you, hope you enjoy the evening!<u></u><u></u></span></p></div><div><p class="MsoNormal" style="background-color:white"><span style="font-size:12pt;color:black"><u></u> <u></u></span></p></div><div><p class="MsoNormal" style="background-color:white"><span style="font-size:12pt;color:black">Best,<u></u><u></u></span></p></div><div><div><p class="MsoNormal"><span style="font-size:12pt;color:black"><u></u> <u></u></span></p></div><div id="gmail-m_-4473409604921507637m_1606262423756992592Signature"><div><div><p class="MsoNormal"><span style="font-size:12pt;color:black">Megan Winner<u></u><u></u></span></p></div><div><p class="MsoNormal"><span style="font-size:12pt;color:black">Planning & Economic Development Assistant<u></u><u></u></span></p></div><div><p class="MsoNormal"><span style="font-size:12pt;color:black">City of Coburg<u></u><u></u></span></p></div><div><p class="MsoNormal"><span style="font-size:12pt;color:black">541.682.7862<u></u><u></u></span></p></div></div></div></div></div></div>
</blockquote></div></div>-- <br><div dir="ltr">Lizzy Caston <br>Alberta Main Street <br>cell 503-803-3326 <br>Albertamainat.org <br></div>
</blockquote></div>