
<HTML>

<HEAD>

<TITLE>Questions about the Address Confidentiality Program</TITLE>

</HEAD>

<BODY>

<FONT FACE="Verdana, Helvetica, Arial"><SPAN STYLE='font-size:12.0px'>Dear Directors:<BR>

The State Library has received several questions about the Address Confidentiality Program in the Oregon Department of Justice. I have provided some answers about the basics of the program below. You need to consult your own attorney if you need advice about how the law and administrative rules governing this program apply to your library.<BR>

<BR>

<I>What is the Address Confidentiality Program?<BR>

</I><BR>

This program provides a way for victims of domestic violence, sexual assault and stalking to have their mail forwarded in order to keep their residential address from being disclosed as a public record. You can find a summary of the program here: <a href="http://www.doj.state.or.us/crimev/confidentiality.shtml"><http://www.doj.state.or.us/crimev/confidentiality.shtml></a>, including links to the Oregon Revised Statutes and Oregon Administrative Rules that govern the program.<BR>

<BR>

<I>Do public libraries have to participate and accept substitute addresses from people applying for a library card?<BR>

</I><BR>

Yes, as "public bodies" all public libraries have to participate and accept the substitute address when a request is made.<BR>

<BR>

<I>If a library user already has a library card record with the user's real address, is the library responsible for changing the record to use the substitute address?<BR>

</I><BR>

Only if they receive a request from the user to do this.<BR>

<BR>

<I>How will library staff know they are getting a legitimate request?<BR>

</I><BR>

Users must present a current and valid Address Confidentiality Program authorization card issued by the Oregon Department of Justice. <BR>

<BR>

<I>The addresses of library users are already exempt from disclosure under ORS 192.502(23), so why is this program needed in libraries?<BR>

</I><BR>

While ORS 192.502(23) exempts some public library records from disclosure, it does not prohibit their disclosure. Local library policies determine whether they are disclosed or not, and every public library needs to have their own policy on this (for more information see this Letter of Advice from the Department of Justice <a href="http://www.oregon.gov/OSL/LD/resources/laws/opinions/advice_19950825.shtml "><http://www.oregon.gov/OSL/LD/resources/laws/opinions/advice_19950825.shtml ></a>). So the Address Confidentiality Program does provide protection to victims that is not provided in ORS 192.502(23).<BR>

<BR>

<BR>

Jim Scheppke, State Librarian<BR>

Oregon State Library<BR>

250 Winter St. NE<BR>

Salem, OR 97301<BR>

503-378-4367<BR>

(fax) 503-585-8059<BR>

jim.b.scheppke@state.or.us<BR>

<BR>

</SPAN></FONT>

</BODY>

</HTML>